GoBD

Die zunehmende Digitalisierung hat auch das betriebliche Rechnungswesen erfasst:

Elektronische Belegerfassung und weitgehend „papierloses Büro“ mittels Dokumentmanagementsystemen werden vielerorts bereits praktiziert. Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen außerdem per E-Mail – hier stellt sich für Sie als Empfängerin oder Empfänger die Frage nach der richtigen Art der Archivierung.

Auch die Finanzverwaltung hat auf die Digitalisierung des Rechnungswesens reagiert und ein Regelwerk für die digitale Buchführung geschaffen: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Die elektronische Buchführung – und damit auch die rechtskonforme Aufbewahrung elektronischer Dokumente – wird zukünftig in den Fokus der Betriebsprüfung rücken. Enthält die Organisation der elektronischen Buchführung schwerwiegende Mängel, drohen Umsatz- und Gewinnschätzungen, die häufig zu Mehrsteuern führen. Werden außerdem elektronische Rechnungen nicht prüfungssicher archiviert, kann auch der Verlust des Vorsteuerabzugs drohen.

Folgende Grundsätze müssen Sie bei der elektronischen Buchführung beachten:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
2. Richtige und zeitgerechte Buchung
3. Ordnung und Unveränderbarkeit

Hierfür sind detaillierte Regelungen für Aufzeichnungsverpflichtungen der Geschäftsvorfälle, die richtige und zeitgerechte sowie systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare  Buchungen aufgestellt worden. Nachträgliche Änderungen müssen klar dokumentiert und insbesondere elektronische Belege so aufbewahrt werden, wie sie eingegangen sind, ohne dass nachträgliche Änderungen erfolgen können. Viele gängige Dateiformate wie etwa Word und Excel erfüllen diese Anforderungen nicht ohne Weiteres und sind daher nicht GoBD-konform. Abhilfe kann hier ein  Dokumentenmanagementsystem schaffen, in dem alle (nicht GoBD-konformen) Dateiformate archiviert werden können.

Verfahrendokumentation erstellen

Zur Überprüfung der Einhaltung der GoBD-Regeln müssen die Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellen und diese auf Anforderung der Betriebsprüferin oder dem Betriebsprüfer vorlegen. Diese soll Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie die Ergebnisse der maßgeblichen EDV-Verfahren (Buchführungsprogramme, Vor- und Nebensysteme, wie z. B. Programme zur Ermittlung von Reisekosten), für die elektronische Buchführung vollständig und schlüssig zusammenfassen.

Neben dem Hauptsystem (also dem elektronischen Buchführungsprogramm) muss die Verfahrensdokumentation zudem die entsprechenden Vor- und Nebensysteme umfassen. Der konkrete Inhalt hängt dabei stark von den EDV-Prozessen im jeweiligen Unternehmen ab. Beim Einsatz elektronischer Kassen ist eine gewissenhafte Dokumentation besonders wichtig. Denn ab dem 01.01.2018 haben die Finanzbehörden die Möglichkeit zur sogenannten Kassennachschau – einer unangekündigten Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der verwendeten Systeme.